Privacyverklaring · Sluiswerk

Wie we zijn

Sluiswerk is een product van Meer Development B.V., KvK 93120907, Overvoorde 49, 1082 GB Amsterdam. Je bereikt ons via hallo@sluiswerk.nl.

Welke gegevens we verwerken en waarom

We verwerken accountgegevens om je toegang te geven, werkruimte-inhoud zoals gesprekken en documenten om de dienst te leveren, auditlogs voor controle en beveiliging, en factuurgegevens voor betalingen en administratie. Voor je account en onze dienstverlening baseren we ons op de overeenkomst, voor facturen op wettelijke verplichtingen en voor beveiliging op ons gerechtvaardigd belang. Voor inhoud die je in een werkruimte plaatst, verwerken we gegevens namens je organisatie volgens de verwerkersovereenkomst.

Voordat tekst naar een AI-model gaat

Sluiswerk vervangt herkende persoonsgegevens door plaatsvervangers voordat een model de tekst ontvangt. Dit is pseudonimisering, geen anonimisering: binnen je werkruimte kunnen bevoegde personen de gegevens terugzien.

Je AI-model

Je kiest zelf welk AI-model je werkruimte gebruikt. Kies je een eigen model, dan gelden de voorwaarden van je aanbieder en zie je in Sluiswerk per model wat die aanbieder bewaart. Gebruik je het Sluiswerk-model, dan verwerkt een Europese AI-partner de gemaskeerde tekst binnen de EU als onze subverwerker. Wat die partner bewaart, staat per model in Sluiswerk en in de verwerkersovereenkomst.

Sluiswerk WOO

Draait Sluiswerk WOO op je eigen apparaat of in je eigen netwerk, dan ontvangen wij geen documenten en geen persoonsgegevens uit je dossiers. Gebruik je de variant bij ons, dan verwerken we de documenten namens je organisatie volgens de verwerkersovereenkomst. Het logboek bevat nooit de inhoud van een document en bewaartermijnen stel je zelf in. Sluiswerk WOO stuurt documenten niet naar een extern AI-model, tenzij je dat zelf instelt.

Sluiswerk Redacto

Redacto draait volledig op je eigen computer. Er gaat geen tekst naar ons of naar een andere dienst en wij ontvangen geen gegevens. Het vertaallijstje blijft op je eigen computer.

Opslag en bewaartermijnen

Je gesprekken, documenten en andere werkruimtegegevens worden in Nederland opgeslagen. Voor gesprekken gelden de bewaartermijnen die je organisatie voor de werkruimte instelt. Accountgegevens bewaren we zolang je account nodig is voor de dienst; factuurgegevens bewaren we zolang de wet dat voorschrijft. Wat een AI-aanbieder bewaart staat los van de opslag in je werkruimte.

Subverwerkers en beveiliging

Voor hosting, AI-verwerking en betalingen gebruiken we dienstverleners waar dat nodig is. Een volledige lijst van subverwerkers staat in de verwerkersovereenkomst en is op verzoek beschikbaar. We beperken toegang op basis van rollen, versleutelen gevoelige gegevens en leggen toegang en wijzigingen vast in een auditlogboek.

Je rechten en contact

Onder de AVG kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking. Stuur je verzoek naar hallo@sluiswerk.nl. Gaat het om gegevens die je organisatie in een werkruimte heeft geplaatst, neem dan ook contact op met die organisatie. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.